Algemene voorwaarden opstellen, waar moet u zeker op letten

 

Algemene voorwaarden opstellen, waar moet u zeker op letten

U kunt eigenlijk niet zonder algemene voorwaarden. Soms zijn die van internet geplukt, soms is er al jaren niet meer naar gekeken en sommige ondernemers willen nieuwe algemene voorwaarden opstellen. Wat zijn de belangrijkste valkuilen? Check uw algemene voorwaarden, dat kan zeker geen kwaad!

 

Algemene voorwaarden opstellen, waar moet u zeker op letten

 

De meeste bedrijven hebben ze, maar waarom ook al weer…

Veel bedrijven hanteren algemene voorwaarden. Dat is vooral praktisch: als u algemene voorwaarden hanteert hoeft u een groot aantal zaken niet meer bij iedere overeenkomst vast te leggen.

 

Als u dan met uw klant de belangrijkste onderdelen van de overeenkomst vastlegt en u verklaart de algemene voorwaarden van toepassing, dan zijn alle afspraken die in de algemene voorwaarden staan direct onderdeel van de overeenkomst.

 

Een overeenkomst versus algemene voorwaarden (zzp)

De overeenkomst. Als ondernemer maakt u afspraken met uw klant over het product dat u gaat leveren, de prijs, de levertermijn, de plaats van levering, enz. Deze afspraken zijn voor iedere overeenkomst anders.

 

De algemene voorwaarden. In uw algemene voorwaarden staan de afspraken die voor iedere overeenkomst hetzelfde zijn, zoals de garantie, de betalingstermijn, de aansprakelijkheid, enz. Als u de algemene voorwaarden op een correcte manier van toepassing verklaart, zijn zij onderdeel van de overeenkomst. Op die manier hoeft u al deze afspraken niet iedere keer in de overeenkomst op te nemen.

 

Wat zijn de belangrijkste valkuilen?

Er zijn twee belangrijke valkuilen, waar in de praktijk vaak fouten mee gemaakt worden:

1. Uw klant heeft de voorwaarden niet geaccepteerd.

2. Uw klant was niet goed op de hoogte van de algemene voorwaarden. U had niet voldaan aan de zgn. ‘informatieplicht’.

 

Zorg dat uw algemene voorwaarden geaccepteerd worden

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Dit geldt ook voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Deze zijn pas van toepassing als blijkt dat uw contractspartij, uw klant, ze aanvaard heeft.

 

Vermeld dus in uw aanbod (uw offerte, uw website, enz.) dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Als uw afnemer uw aanbod (offerte) accepteert, accepteert hij ook uw algemene voorwaarden en die zijn dan dus van toepassing.

 

Zorg dat uw contractspartij de voorwaarden kent

Informatieplicht. In de wet staat dat degene die algemene voorwaarden gebruikt de plicht heeft contractpartij te informeren over die algemene voorwaarden. Dat is de zogenaamde ‘informatieplicht’. Doet hij dat niet dan zijn de algemene voorwaarden niet van toepassing op deze overeenkomst. Maar hoe doet u dat in de praktijk correct zodat uw algemene voorwaarden gelden?

 

Alles over de algemene voorwaarden in het Burgerlijk Wetboek nalezen?

 

Stel uw voorwaarden tijdig ter hand. Zorg dat u de algemene voorwaarden tijdig aan uw contractpartij ‘ter hand stelt’. Dat betekent: vóór de overeenkomst tot stand komt. Stuurt u uw algemene voorwaarden pas ná de totstandkoming van de overeenkomst aan uw contractspartij, dan zijn uw algemene voorwaarden niet van toepassing.

Zo stelt u uw algemene voorwaarden ter hand

Er zijn verschillende manieren om uw algemene voorwaarden ‘ter hand te stellen’:

 

Meesturen met offerte. Stuur de algemene voorwaarden tegelijk met de offerte naar uw contractspartij. Laat uw wederpartij voor de ontvangst tekenen, bijv. door in de offerte op te nemen: “Opdrachtgever verklaart bekend en akkoord te zijn met de algemene voorwaarden.” Tip. Druk de algemene af op de achterkant van uw offerte. Zo weet u zeker dat uw contractspartij uw algemene voorwaarden ontvangt.

 

Verwijzen naar website. Verwijs in uw offerte of in uw overeenkomst naar de algemene voorwaarden op uw website. Zorg dat uw wederpartij uitdrukkelijk mee instemt. Neem daarom bijvoorbeeld het volgende op in uw overeenkomst of offerte:

“Opdrachtgever gaat akkoord met terhandstelling van de algemene voorwaarden via de website www.abcdefg.nl/avw.”

 

Algemene voorwaarden webshop

Verkoopt u via een website? Dan is het altijd toegestaan de algemene voorwaarden elektronisch aan te bieden. Zorg er dan wel voor dat uw klant de voorwaarden kan downloaden zodat hij ze rustig kan doorlezen. Gebruik in uw webwinkel een knop: ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Zo legt u vast dat de bezoeker kennis heeft kunnen nemen van uw algemene voorwaarden.

 

Andere valkuilen

Algemene voorwaarden deponeren KvK. Veel bedrijven deponeren hun algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel. Hiermee wordt slechts in speciale gevallen voldaan aan de informatieplicht. Het is veiliger de algemene voorwaarden op een andere manier aan uw contractspartij ter hand te stellen.

Meesturen met factuur. Het komt nog steeds voor dat ondernemers de algemene voorwaarden met de factuur meesturen naar de klant. Dat is echter niet ‘tijdig’ zodat u er geen beroep op kunt doen.

Aansprakelijkheid uitsluiten. In de algemene voorwaarden wordt vaak een bepaling opgenomen die de aansprakelijkheid van de onderneming beperkt. Het is dan wel belangrijk rekening te houden met het volgende:

o Sluit de aansprakelijkheid niet volledig uit als u zaken doet met consumenten want dat is juridisch niet geldig.

o Sluit u de aansprakelijkheid uit tot het bedrag waarvoor uw aansprakelijkheidsverzekering uitkeert? Zorg dan dat u zo’n verzekering heeft en haal deze bepaling uit uw algemene voorwaarden als uw verzekering eindigt.

• Betaaltermijn. Neem een betaaltermijn op in uw algemene voorwaarden. Als u iets inkoopt mag u een betaaltermijn opnemen van maximaal 60 dagen. Verkoopt u iets, dan mag u een kortere betaaltermijn opnemen, bijvoorbeeld 15 dagen. En als u geen betaaltermijn opneemt geldt automatisch de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen.

 

Check of u niet in een van de valkuilen uit dit artikel stapt. Juist als er gedoe met een klant ontstaat, is het belangrijk dat uw algemene voorwaarden in orde zijn en dat u ze correct ‘ter hand hebt gesteld’.

 

 

Algemene voorwaarden opstellen, waar moet u zeker op letten

Algemene voorwaarden opstellen, waar moet u zeker op letten

Algemene voorwaarden opstellen, waar moet u zeker op letten