Boekhoudprogramma’s - welke ontwikkelingen moet u kennen?

 

Naast de prijs of het tarief voor een (online) boekhoudprogramma, spelen er nog andere zaken waar u rekening mee moet houden als u wilt kiezen voor een (ander) boekhoudpakket. Welke ontwikkelingen zijn zeker van belang?

 

Eerst: doe-het-zelf of administratiekantoor?

Vraag u zich eerst af of u de administratie zelf wilt doen, of dat u de hulp van een administratiekantoor wilt inschakelen. Veel ondernemers  gaan voor die laatste optie en kiezen een vertrouwd administratiekantoor in de buurt. Ga dan eerst met het administratiekantoor van uw keuze praten. Hoogstwaarschijnlijk werken zij met een boekhoudpakket , waar ook u gebruik van kunt maken. Dat vergemakkelijkt alvast u keuze.

Boekhoudprogramma’s - welke ontwikkelingen moet u kennen?

 

Online boekhoudprogramma of schoenendoos?

De schoenendoos. Wilt u zich nergens druk over maken? Dan zult u van tijd tot tijd uw administratie (hopelijk niet in een schoenendoos …) naar uw administratiekantoor moeten brengen. Zij boeken alle in- en verkoopfacturen, enz.

 

Bij de tijd. Maar … vaak kunt u ook thuis zelf al online een en ander inboeken. Uw administratiekantoor checkt dit en draagt eventueel zorg voor de btw-aangifte, de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting.

 

Wat moet het boekhoudprogramma allemaal kunnen?

Met ieder boekhoudpakket krijgt u wel inzicht in de grootboekadministratie (balans, winst- en verliesrekening). Denk echter ook na over het volgende.

De verkoopkant. Uiteraard worden uw verkoopfacturen geboekt. Vraag u af of de volgende zaken voor u van belang zijn en of het pakket dit wel/niet kan.

 

□ Klantgegevens opslaan. Naam, adres, woonplaats, contactpersoon, tel. nr. en e-mailadres.

□ Offertes maken. Wilt u met het pakket offertes kunnen maken?

□ Factureren. Wilt u met het pakket kunnen factureren? Denk aan pdf-factuur, opeenvolgende nummering.

□ Debiteurenbeheer. Geeft het pakket een signaal als klanten te laat betalen? Betalingsherinneringen, aanmaningen, enz.

□ Voorraadbeheer. De inkopen worden dan gekoppeld aan de verkopen. U kunt steeds zien hoeveel voorraad u van een bepaald product heeft.

 

De inkoopkant. Alle kosten die u maakt moeten worden geboekt, zodat deze ook als kosten aftrekbaar zijn. Een deel van de uitgaven kunnen ook inkopen zijn. Die kunnen dan weer aan de verkopen en aan de voorraad gekoppeld worden.

 

Urenregistratie. Kunt u zelf u uren met het programma bijhouden? U weet dat dit voor de Belastingdienst een must is als u voor bepaalde ondernemersfaciliteiten in aanmerking wilt komen.

Kilometerregistratie. Zakelijke kilometers kunt u in principe aftrekken (€ 0,19), maar dan moet u wel een goede, sluitende kilometeradministratie voeren. Kan dat met dit boekhoudprogramma?

 

Boekhouden anno 2016

De techniek en internet heeft het boekhouden voor u een stuk gemakkelijker gemaakt. Zes ontwikkelingen zetten we voor u op een rijtje.

 

1. Koppeling met de bank

De techniek maakt het mogelijk dat er een koppeling met uw bank kan worden gemaakt. Bij- en afschrijvingen worden dan automatisch in het boekhoudprogramma opgenomen. Er is dan ook een koppeling mogelijk met uw uitstaande verkoopfacturen en nog te betalen inkoopfacturen.

 

2. Koppeling met andere programma’s

Soms is het uitermate handig dat er programma’s gekoppeld kunnen worden aan het boekhoudprogramma. Vooral als het bepaalde functies in het boekhoudprogramma ontbreken of niet toereikend zijn. Denk aan bijvoorbeeld:

• Klantendatabase (CRM – Customer Relationship Management) waarin u alle klantgegevens en contactmomenten vastlegt.

• Een complex of uitgebreid voorraadbeheer.

• Online reserveringssysteem.

• Urenadministratie.

• Kilometeradministratie.

• Projectadministratie.

• Enz.

 

3. Online boekhouden

U logt via internet in bij een online boekhoudprogramma en boekt zelf uw inkoopfacturen, verkoopfacturen en eventueel uw uren, kilometers, enz. Uw adviseur kan eventueel toegang krijgen. Enkele voordelen van online boekhouden zijn de volgende.

• Er wordt door een professionele aanbieder altijd een back-up van uw gegevens gemaakt.

• U heeft overal toegang tot uw administratie. Thuis, op kantoor, op de camping of in een hotel …

• U heeft altijd inzicht in de laatste stand van zaken.

• Uw adviseur heeft inzicht in uw gegevens, kan deze checken, u van advies voorzien en voor u de belastingaangiftes verzorgen.

 

4. De Management Monitor

In moderne boekhoudprogramma’s kunt u niet alleen real time uw boekhouding inzien, maar uw bedrijfsgegevens worden ook nog eens in een Management Monitor aan u gepresenteerd. Dat is een zogenaamd dashboard waar alle gegevens op een handige, visuele wijze worden weergegeven.

Zo bent u beter in staat om sneller te reageren en uw onderneming te sturen.

 

5. Inkoop-facturen scannen en bonnetjes

Een van de laatste ontwikkelingen is dat u uw inkoopfacturen en bonnetjes kunt inscannen. Het boekhoudprogramma kan ze dan herkennen en meteen verwerken. Uw adviseur houdt in de gaten of het allemaal goed gaat.

 

6. Apps op uw smartphone en tablet

Diverse boekhoudprogramma’s bieden ook al apps voor uw telefoon of tablet aan. U kunt daarmee bijvoorbeeld:

• Online boeken

• Facturen en bonnetjes scannen

• Uw dashboard inzien

 

Bij Administratiekantoor A3 volgen we de laatste ontwikkelingen op het gebied van het digitaliseren van de administratie. Samen met u bekijken we de mogelijkheden welke wij kunnen bieden om uw administratie zo efficiënt mogelijk in te richten.

 

De tijd staat niet stil. Boekhoudprogramma’s ontwikkelen zich snel en kunnen u het leven in stuk eenvoudiger maken.

 

 

Boekhoudprogramma’s - welke ontwikkelingen moet u kennen?

Boekhoudprogramma’s - welke ontwikkelingen moet u kennen?

Boekhoudprogramma’s - welke ontwikkelingen moet u kennen?