De urenregistratie - hoe doet u dat zo slim mogelijk?

De urenregistratie. Elke dag uw uren bijhouden is nou niet echt het leukste klusje. Toch is het belangrijk voor de Belastingdienst én om inzicht te krijgen in uw werkzaamheden. Hoe houdt u zo slim mogelijk uw uren bij?

 

Wat is een urenregistratie?

Met een urenregistratie houdt u bij waar u uw zakelijke uren aan besteedt. Het is dus min of meer een onderdeel van uw totale administratie.  Het is geen verplichting, maar om twee redenen slim om te doen:

 

1. als u aan het urencriterium voldoet, kunt u gebruikmaken van fiscale faciliteiten;

2. u krijgt inzicht in uw werkzaamheden;

 

Fiscale faciliteiten

Er bestaan voor u als ondernemer allerlei fiscale regelingen (aftrekmogelijkheden). Voor een aantal van die regelingen, faciliteiten moet u voldoen aan het urencriterium:

startersaftrek;

zelfstandigenaftrek;

meewerkaftrek; en

• oudedagsreserve.

 

Het urencriterium

Zoals gezegd moet u om voor deze fiscale faciliteiten in aanmerking te komen voldoen aan het urencriterium. Dat betekent dat u minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan uw bedrijf moet besteden. Dat komt overeen met ongeveer 25 uur per week. Het gaat hierbij om alle uren die u aan uw onderneming besteedt.

 

Directe en indirecte uren. Directe uren zijn uren die u aan uw klant in rekening kunt brengen. Ook wel declarabele- of facturabele uren genoemd. Indirecte uren zijn bijvoorbeeld de uren die u besteedt aan uw administratie, kantoorwerkzaamheden, reclame maken, klanten werven, netwerken, e.d.

 

Let hier extra goed op

• De verhouding tussen directe- en indirecte uren moet wel in balans zijn. Als u van de 1.500 uur, 1.200 uur aan reclame maken besteedt zal de belastinginspecteur zich eens flink achter de oren krabben. Hij zal met zijn beoordeling echter wel met een startende onderneming rekening houden.

• Leg indirecte uren dus ook goed vast; inclusief relevante toelichtingen.

• Bent u als ondernemer ook nog in loondienst? Dan geldt de extra eis dat u minimaal 50% van uw totale werktijd aan uw onderneming moet besteden. Let op: deze eis geldt niet voor startende ondernemers.

• Als de inspecteur argwaan krijgt over de betrouwbaarheid van uw urenregistratie, zal hij verder onderzoek doen. Denk daarbij aan vergelijkingen met uw agenda en met de urenlijsten die uw boekhouder in zijn bezit heeft.

 

Inzicht krijgen in uw werkzaamheden?

Met een goede urenregistratie krijgt u inzicht in uw werkzaamheden. Van tijd tot tijd is het slim om u af te vragen of u wel in de juiste activiteiten tijd steekt. Misschien dat een bepaalde klant héél erg veel tijd vraagt. Te veel tijd voor de omzet die ertegenover staat. Of u komt tot de conclusie dat erin al dat netwerken wel heel veel tijd gaat zitten. Daarom is het slim uw activiteiten goed in te delen.

 

Wat legt u vast in urenadministratie?

Naast de soort activiteit, legt u uiteraard de datum en de tijd vast. De tijd kunt u in uren noteren, bijvoorbeeld 1,25 uur. Denk verder ook aan klantnaam, indirecte- of directe uren, omschrijving werkzaamheden en eventueel het betreffende project.

 

 Soorten indirecte activiteiten zijn:

• Administratie

• Klanten werven

• Inkoop

• Kantoor

• Management

• Promotie

• Reistijd

• Vakkennis en training

• Netwerken

• Websitebeheer

• Overige

• Enz.

 

Houd u uw uren gedetailleerd bij. U moet minimaal 1.225 uur aan uw onderneming besteden om aanspraak te kunnen maken op allerlei fiscale faciliteiten. Daarbij moet de wel en niet declarabele uren goed in balans zijn. De belastinginspecteur houdt met de beoordeling rekening met startende bedrijven. Met een goede urenregistratie kunt u bovendien checken of u uw tijd niet de juiste activiteiten steekt.