Een nieuw jaar – hoelang moet ik mijn administratie bewaren?

 

In de loop van een jaar verzamelt u heel wat papieren, documenten, gegevens, enz. En die bewaart u allemaal in uw administratie. Nu het nieuwe jaar weer begonnen is, wilt u uw administratie opschonen. Wat is de bewaarplicht voor uw administratie? Wat zijn de regels?

 

De bewaarplicht en bewaartermijn

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om uw administratie zeven jaar te bewaren. Deze (fiscale) bewaartermijn geldt voor:

• het grootboek (alle uitgaven en ontvangsten);

• de debiteurenadministratie (verzonden facturen - verkoopfacturen);

• de crediteurenadministratie (ontvangen facturen - inkoopfacturen);

• de voorraadadministratie (ontvangen, geleverde en op voorraad zijnde goederen);

• de loonadministratie.

 

Uitzonderingen

Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor onroerende goederen in verband met de zogenaamde fiscale herzieningsperiode. Onderstaande lijst geeft een overzicht van de bewaartermijnen:

 

• Algemene administratie, bewaartermijn 7 jaar

• Facturen, bewaartermijn 7 jaar

• Gegevens loonadministratie na einde dienstbetrekking (fiscaal belang), bewaartermijn 5 jaar (vanaf einde kalenderjaar waarin

    dienstbetrekking is geëindigd)

• Gegevens personeelsdossier, zoals persoonlijk ontwikkelingsplan en correspondentie (dus géén fiscaal belang), bewaartermijn 2 jaar (vanaf uitdiensttreding)

• Jaarrekening en evt. accountantsverklaring, bewaartermijn 7 jaar

• Winst- en verliesrekening, bewaartermijn 7 jaar

• Zakelijke agenda, bewaartermijn 7 jaar

• Kilometer registratie, bewaartermijn 7 jaar

• Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed, bewaartermijn 10 jaar

• Dividend nota’s, bewaartermijn 5 jaar (vanaf datum opstellen)

• Subsidie-administratie, bewaartermijn 7 jaar

• Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed

• Werknemers die aan gevaarlijke stoffen  worden blootgesteld; gezondheidskundig  onderzoek en lijsten van werknemers die

zijn blootgesteld aan kankerverwekkende stoffen en asbest, bewaartermijn 40 jaar.

 

De fiscale bewaarplicht

Voldoet u niet aan de fiscale bewaarplicht dan riskeert u een boete en zelfs een strafrechtelijke vervolging. Over allerlei overige gegevens kunt u met de Belastingdienst een afspraak maken over een kortere bewaartermijn.

 

De bewaarplicht van digitale facturen

Digitale facturen moeten digitaal bewaard blijven. U moet kunnen aantonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat u deze verzonden of ontvangen heeft.

 

Het is niet toegestaan om digitale facturen uit te printen en om vervolgens te verwijderen. Papieren facturen die u verstuurt of ontvangt kunt u weliswaar scannen en digitaal opslaan, maar dan is toch raadzaam om ook de papieren versie te bewaren. Een factuur moet namelijk de zogenaamde echtheidskenmerken nog bevatten. En daarom moet u facturen in de originele vorm bewaren.

 

Verstuurd of ontvangt facturen als pdf-bestand? Bewaar dan zowel het e-mailbericht als en pdf-bestand.

 

Loop geen risico’s en houd u aan de wettelijke bewaartermijnen. Voor uw algemene administratie is dat zeven jaar. Als u facturen als pdf-bestand verstuurd of ontvangt, kunt u het beste zowel het e-mailbericht als het pdf-bestand bewaren.