Voorkom problemen met deze 5 administratie tips

 

 

Het bijhouden van de administratie is een must voor iedere ondernemer. Wellicht besteedt u uw boekhouding uit, maar daarmee bent u er nog niet. Er zijn er een aantal zaken die uzelf moet bijhouden en waar uzelf rekening mee moet houden. Doet u dat niet, dan kan u dat duur komen te staan. Wij geven u vijf administratietips, vijf boekhoudtips waaraan u moet denken.

 

Tip 1. Zorg voor een goede urenadministratie

Om gebruik te kunnen maken van de ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek (2016:  € 7.280) en startersaftrek (2016: € 2.123) moet u voldoen  aan het urencriterium of het verlaagd-urencriterium bij arbeidsongeschiktheid. U voldoet aan het urencriterium als u:

  • 1.225 uur per jaar besteedt aan uw onderneming;
  • meer tijd besteedt aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden (zoals in loondienst). Aan deze voorwaarde hoeft u niet te voldoen als u in de afgelopen 5 jaar één jaar geen ondernemer bent geweest;
  •  u voldoet aan het verlaagd-urencriterium bij arbeidsongeschiktheid als u minimaal 800 uur per jaar besteedt aan uw onderneming.

 

Registeren is essentieel. Om aan de Belastingdienst te bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet, is het bijhouden van een goede urenadministratie essentieel. In een urenregistratie noteert u de tijd die u bezig bent met werkzaamheden voor uw bedrijf. Dit zijn niet alleen de uren die u in rekening brengt aan uw klanten, maar ook de uren die u bezig bent met het maken van offertes of het bijhouden van de administratie. Kortom alle uren die u aan uw onderneming besteedt.

 

Nog enkele tips:

1. Houd dagelijks uw uren bij. Dit kan bijvoorbeeld in Excel en soms ook in het boekhoudpakket dat u gebruikt. Uit ervaring blijkt dat het achteraf invullen van een urenadministratie erg lastig is. Het is namelijk moeilijk om zich precies te herinneren hoe lang en met wat men bezig is geweest.

2. Een urenadministratie geeft u ook inzicht in de tijd die u besteedt aan de werkzaamheden. Minder rendabele werkzaamheden filtert u er zo uit.

 

Tip 2. Verstuur tijdig uw facturen

Het is belangrijk om op tijd te factureren. Hoe sneller u de factuur maakt en verstuurt des te eerder u de factuur betaald krijgt. Helaas hebben veel ondernemers een broertje dood aan het facturatieproces en laten ze dit liggen tot het einde van de maand.

 

Niet vrijblijvend! Overigens is het tijdstip van uitreiking van een factuur niet vrijblijvend. Zo bent u verplicht volgens artikel 35a, Wet op de Omzetbelasting een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd, uit te reiken.

 

Tip 3. Debiteurenbeheer

Voor u en uw onderneming is het van groot economisch belang dat u uw facturen tijdig betaald krijgt. U moet immers zelf ook voldoen aan uw financiële verplichtingen. Werk daarom uw administratie regelmatig bij zodat u zicht krijgt op de openstaande facturen.

Neem meteen actie. Onderneem meteen actie zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Bel de klant op en vraag wanneer u de betaling kunt verwachten. Dit werkt vaak beter dan een mailtje of een herinnering op papier.

 

Tip 4. Reserveer de btw

Als btw-ondernemer draagt u maandelijks, per kwartaal of per jaar de btw af aan de Belastingdienst.  Het is dan ook slim om hiervoor geld te reserveren op een zakelijke spaarrekening zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Schat eventueel de omzet. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om van iedere factuur die u betaald heeft gekregen, direct het btw-bedrag over te boeken naar de zakelijke spaarrekening. Als u dit te bewerkelijk vindt, kunt u de omzet minus bedrijfskosten per btw-tijdvak schatten. Dit bedrag vermenigvuldigt u met het door u gehanteerde btw tarief.

 

Voorbeeld

Voor het 4e kwartaal schat u de omzet minus de bedrijfskosten op € 18.000.- Het btw tarief is 21%. U moet dan ongeveer 0,21 x € 18.000,- =  € 3.780,- aan btw betalen en reserveren.

 

Voor sommige beroepsgroepen geldt 6% btw. In dat geval moet de 0,21 vervangen 0,06.

 

Tip 5. Reserveren van inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen (PVV)

Reserveer al tijdens het boekjaar een deel van uw winst voor de inkomstenbelasting en PVV.

 

Voor 2016 gelden de volgende tarieven:

 

Belastbaar inkomen

  • t/m € 19.922   36,55%
  • Vanaf € 19.923 t/m € 33.715 40,4%
  • Vanaf € 33.716 t/m € 66.421 40,4%
  • Vanaf € 66.422   52%
  •  

Zo berekent u dit. Stel, u maakt een winst van € 50.000,-

 

Winst uit onderneming    € 50.000 Minus: zelfstandigenaftrek    €   7.280  = € 42.720

Minus: MKB-winstvrijstelling 14% van € 42.720,- €   5.981 >> Belastbare winst    € 36.739

 

Gemakshalve houden wij hier geen rekening met heffingskortingen. Uiteindelijk krijgt u nog een korting op het te betalen inkomstenbelasting en premievolksverzekeringen bedrag.

 

Over de eerste € 19.922 betaalt u 36,55% = € 7.281. Over het resterende bedrag € 16.817,- betaalt u 40,4% = € 6.794. Totaal verschuldigde inkomstenbelasting en PVV € 14.075.  Dat 28% van de winst.  Zo kunt u ongeveer uitrekenen hoeveel belasting u moet betalen.

 

Oók als u de administratie uitbesteedt loopt u risico’s om in administratieve valkuilen te stappen die u veel geld kunnen kosten. Heeft u hulp nodig of wilt u boekhoudtips? Neem dan contact met ons op.

 

 

 

Het bijhouden van de administratie is een must voor iedere ondernemer. Wellicht besteedt u uw boekhouding uit, maar daarmee bent u er nog niet. Er zijn er een aantal zaken die uzelf moet bijhouden en waar uzelf rekening mee moet houden. Doet u dat niet, dan kan u dat duur komen te staan. Wij geven u vijf administratietips, vijf boekhoudtips waaraan u moet denken.

 

Tip 1. Zorg voor een goede urenadministratie

Om gebruik te kunnen maken van de ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek (2016:  € 7.280) en startersaftrek (2016: € 2.123) moet u voldoen  aan het urencriterium of het verlaagd-urencriterium bij arbeidsongeschiktheid. U voldoet aan het urencriterium als u:

  • 1.225 uur per jaar besteedt aan uw onderneming;
  • meer tijd besteedt aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden (zoals in loondienst). Aan deze voorwaarde hoeft u niet te voldoen als u in de afgelopen 5 jaar één jaar geen ondernemer bent geweest;
  •  u voldoet aan het verlaagd-urencriterium bij arbeidsongeschiktheid als u minimaal 800 uur per jaar besteedt aan uw onderneming.

 

Registeren is essentieel. Om aan de Belastingdienst te bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet, is het bijhouden van een goede urenadministratie essentieel. In een urenregistratie noteert u de tijd die u bezig bent met werkzaamheden voor uw bedrijf. Dit zijn niet alleen de uren die u in rekening brengt aan uw klanten, maar ook de uren die u bezig bent met het maken van offertes of het bijhouden van de administratie. Kortom alle uren die u aan uw onderneming besteedt.

 

Nog enkele tips:

1. Houd dagelijks uw uren bij. Dit kan bijvoorbeeld in Excel en soms ook in het boekhoudpakket dat u gebruikt. Uit ervaring blijkt dat het achteraf invullen van een urenadministratie erg lastig is. Het is namelijk moeilijk om zich precies te herinneren hoe lang en met wat men bezig is geweest.

2. Een urenadministratie geeft u ook inzicht in de tijd die u besteedt aan de werkzaamheden. Minder rendabele werkzaamheden filtert u er zo uit.

 

Tip 2. Verstuur tijdig uw facturen

Het is belangrijk om op tijd te factureren. Hoe sneller u de factuur maakt en verstuurt des te eerder u de factuur betaald krijgt. Helaas hebben veel ondernemers een broertje dood aan het facturatieproces en laten ze dit liggen tot het einde van de maand.

 

Niet vrijblijvend! Overigens is het tijdstip van uitreiking van een factuur niet vrijblijvend. Zo bent u verplicht volgens artikel 35a, Wet op de Omzetbelasting een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd, uit te reiken.

 

Tip 3. Debiteurenbeheer

Voor u en uw onderneming is het van groot economisch belang dat u uw facturen tijdig betaald krijgt. U moet immers zelf ook voldoen aan uw financiële verplichtingen. Werk daarom uw administratie regelmatig bij zodat u zicht krijgt op de openstaande facturen.

Neem meteen actie. Onderneem meteen actie zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Bel de klant op en vraag wanneer u de betaling kunt verwachten. Dit werkt vaak beter dan een mailtje of een herinnering op papier.

 

Tip 4. Reserveer de btw

Als btw-ondernemer draagt u maandelijks, per kwartaal of per jaar de btw af aan de Belastingdienst.  Het is dan ook slim om hiervoor geld te reserveren op een zakelijke spaarrekening zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Schat eventueel de omzet. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om van iedere factuur die u betaald heeft gekregen, direct het btw-bedrag over te boeken naar de zakelijke spaarrekening. Als u dit te bewerkelijk vindt, kunt u de omzet minus bedrijfskosten per btw-tijdvak schatten. Dit bedrag vermenigvuldigt u met het door u gehanteerde btw tarief.

 

Voorbeeld

Voor het 4e kwartaal schat u de omzet minus de bedrijfskosten op € 18.000.- Het btw tarief is 21%. U moet dan ongeveer 0,21 x € 18.000,- =  € 3.780,- aan btw betalen en reserveren.

 

Voor sommige beroepsgroepen geldt 6% btw. In dat geval moet de 0,21 vervangen 0,06.

 

Tip 5. Reserveren van inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen (PVV)

Reserveer al tijdens het boekjaar een deel van uw winst voor de inkomstenbelasting en PVV.

 

Voor 2016 gelden de volgende tarieven:

 

Belastbaar inkomen

  • t/m € 19.922   36,55%
  • Vanaf € 19.923 t/m € 33.715 40,4%
  • Vanaf € 33.716 t/m € 66.421 40,4%
  • Vanaf € 66.422   52%
  •  

Zo berekent u dit. Stel, u maakt een winst van € 50.000,-

 

Winst uit onderneming    € 50.000 Minus: zelfstandigenaftrek    €   7.280  = € 42.720

Minus: MKB-winstvrijstelling 14% van € 42.720,- €   5.981 >> Belastbare winst    € 36.739

 

Gemakshalve houden wij hier geen rekening met heffingskortingen. Uiteindelijk krijgt u nog een korting op het te betalen inkomstenbelasting en premievolksverzekeringen bedrag.

 

Over de eerste € 19.922 betaalt u 36,55% = € 7.281. Over het resterende bedrag € 16.817,- betaalt u 40,4% = € 6.794. Totaal verschuldigde inkomstenbelasting en PVV € 14.075.  Dat 28% van de winst.  Zo kunt u ongeveer uitrekenen hoeveel belasting u moet betalen.

 

Oók als u de administratie uitbesteedt loopt u risico’s om in administratieve valkuilen te stappen die u veel geld kunnen kosten. Heeft u hulp nodig of wilt u boekhoudtips? Neem dan contact met ons op.