Wanneer schakelt u een incassobureau in?

Niet- of te laat betalende klanten … het is van alle dag. De klant vraagt u om een product of dienst. U levert en verwacht dat de klant op tijd betaalt. Maar als dat nu niet gebeurt, wanneer schakelt u dan een incassobureau in?

 

Wanneer roept u de hulp in van een incassobureau?

Wanneer en óf u een incassobureau inschakelt, hangt af van de gehele betalingsprocedure die u hanteert. Dat begint met de overeengekomen betalingstermijn en eindigt met het inzetten van een incassobureau. Zo’n betalingsprocedure kan er als volgt uitzien.

 

Een betalingsprocedure

De betalingstermijn. Stel, u hanteert een betalingstermijn van 30 dagen. Dat heeft u in uw algemene voorwaarden opgenomen. En in uw overeenkomst heeft u naar die voorwaarden verwezen. Dan weet u nog helemaal niet zeker of uw klant die voorwaarden ook goed gelezen heeft. Het is daarom beter als u en uw klant het eens zijn over de opdracht of order, u de betalingstermijn expliciet kort aan de orde stelt. Bijvoorbeeld: ‘Wij hanteren een betalingstermijn van 30 dagen’. Tip. In de wet staat wanneer een factuur betaald moet zijn.

 

De factuurdatum. Stuur zo snel mogelijk na de levering een factuur. Veel ondernemers hebben een vaste administratiedag, stuur dan de factuur bij de eerste gelegenheid dat u uw administratie aan het bijwerken bent. Voor de Belastingdienst geldt dat u uw factuur moet versturen uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd.

 

De betalingsprocedure. De verdere procedure kan er dan als volgt uitzien.

 

Een incassobureau inschakelen of niet?

Realiseer u dat u gewoon recht heeft op uw geld. Oók als het een goede bekende is of bekende ondernemer in uw dorp, stad of regio. U kunt uw keuze ja/nee ook laten afhangen van het openstaande bedrag, maar in principe is een vordering nooit te laag om aan een incassobureau uit te besteden.

 

Hoe kiest u een incassobureau?

De aanpak moet bij u passen. Het beste leert u het incassobureau eerst eens kennen. Passen de mensen bij u? Hanteren ze een agressieve methode met brieven en telefoongesprekken waar vanaf het allereerste moment met maatregelen wordt gedreigd? Of probeert men eerst, met weliswaar vaste hand, in goed overleg tot een betaling van de vordering te komen? Opgelet. Iedereen kan een incassobureau beginnen. Ook oplichters die spooknota’s versturen en dan als incassobureau hun eigen spooknota’s proberen te innen. Maak dus altijd persoonlijk kennis met een incassobureau bij u in de regio.

 

No cure no pay. Veel bureaus hanteren een no cure no pay methode. Wordt er niets geïnd, dan hoeft u ook niets te betalen. Tip. Kom met het incassobureau overeen dat men probeert de incassokosten op de niet-betalende klant te verhalen. Lukt dat niet dan zal het bureau deze kosten in mindering brengen op het geïnde bedrag.

 

Dus?

Realiseer u dat u altijd recht heeft op uw geld. Voorkomen is echter beter dan genezen. Zorg dus voor duidelijke (betalings)-afspraken, voldoe aan alle formele factuureisen en hanteer een strakke betalingsprocedure. Tip. Laat van een nieuwe klant eventueel eerst een kredietcheck doen. Dat kan bij diverse leveranciers. Download een vergelijkend overzicht van de belangrijkste leveranciers. Bij Kredietkijker is het eerste rapport gratis, vervolgens betaalt u € 17,50 per rapport. Kredietkijker is een dienst van Incassoplein uit Eindhoven.

 

U heeft recht op uw geld, hanteer daarom een duidelijk betalingsproces. Overweeg om een vordering na 60 dagen uit te besteden aan een incassobureau dat qua aanpak en kosten (no cure no pay) bij u past.